不管你自己或替别人打电话或回电话,有些基本要点须切记:
1、自己拨电话。
有些人喜欢请人代拨号码,等接通后再保留转接,这种行为很不礼貌。如果你是个资浅的工作者打电话给资深的工作者,你必须在电话这端等候直到上司接听为止,虽然你也可能先请秘书代拨,但仍必须自己等候。如果是和公司以外的人通电话,则更必须如此了。但当你很忙时,请你的秘书代拨是可被接受的,她可能会说:“这是某某公司,我是张副总的秘书,她想和李经理说话,请问他在不在?”如果李经理在的话,在他接听之前,张副总应该早在电话这端等候了。打电话给对方却让对方等候是很不礼貌的。
2、记得回电。
如果你没有这样做的话,你已经触怒了打电话给你的人,而且这件事将被宣传开来。如果是厂商打电话给你而你无法采用他们的产品,也应该回个电话说一声,不要让人家一直打电话找你。
3、每个电话都有目的。
打电话干扰大忙人,应该不会没有目的。
4、上班时间才打电话。
大部分人并不喜欢在家里接到谈公事的电话。
5、周详规划电话联系事宜。
确知你应该谈话的对象,最好不要在对方正准备外出或很忙时联系,应该在适当的时间里见机行事。确定你拨对号码,假使拨错号码,也不要粗率地立刻挂上电话,总是要诚恳地道歉,顺口问对方“这里是什么号码?”是很不好的行为,最好能以另一种方式问:“请问这里是 234-5678 吗?”如果对方使用答录机接听电话时,请留下完整的信息,而且最好留下自己的电话号码,便利对方回电时不须花时间找电话号码。除此之外,最好也留下日期和时间,以利对方判断这个留言是否在通话前就录进来了。
6、有礼貌地回应过滤电话的人。
你可能有多次无法直接和本人通话的经验,但不要觉得沮丧,每个人都曾有过这种经验。此时先向接电话的人解释你的来意,如果事情紧急也可告诉他。大部分的秘书或助理具有高度判断力来处理它,且会对你有很大帮助。因此,当别人在过滤你的电话时,尽量友善诚实地作答,不愿留话是不好的,也不要说:“没关系,我再打来。”就挂上电话。同样的也不应该询问答话者的姓名,“你是谁啊?”如果你真的想知道对方是谁,试着换一种热诚的方式:“我是李娟娟,我可以请教你的名字吗?”来表达。
7、有礼貌地向通话者问好,并立刻说明自己的身份及打电话的目的。
甚至是打电话给自己的好朋友——当电话铃响起,你的朋友前去接听时,心里也许正想着别的事,不论你是第一次或第十次打电话给某人,都同样要告诉对方你的名字。如果你使用行动电话,可明白告诉对方,因为大部分人都知道行动电话费用很高,通常都会优先接听。
8、长话短说。
每个人都重视办公时间,如果你的电话需花费很长的时间,当对方接听后应立刻请教他是否有时间讨论,如果没有时间,先约定时间再打来。假如你打某人的行动电话,更要长话短说,只要讨论最重要的事情。
9、假使你打给对方而未联络上,对方回电你又没接到,你有责任再回电。
10、徐徐挂上话筒。
最后要让电话那端的人听到自己名字:“再见,李小姐”后才挂断,不要在对方耳朵边摔听筒,好像用力把门摔在某人鼻子上一样。
11、时间急迫时请利用传真机。
虽然办公室里的传真机不是用来送信或当电话使用。如果你需要把信息传给好几个人,无论如何,别指望对方收到后 会帮你复印给别人,最好传送给每一个需要的人。使用传真时记得不要用铅 笔记或红笔做记号,因为无法传得很清楚。不要把你的原稿当作备份来传送。 传送到法院的文件,必须合法并易于装订。
2010-05-21 15:21:58 作者: 来源:网络文章 点击量:
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